“Fuera de la oficina”: cómo comunicar que estás de vacaciones protegiendo tu privacidad y Ciberseguridad

4 de julio de 2024

Antes de desconectar de la oficina, asegúrate de configurar una respuesta automática para informar de tu ausencia a tus clientes y colegas. Una respuesta de ausencia laboral ('out-of-office', "fuera de la oficina") es una práctica recomendada para que estén informados.

Sin embargo, al configurar tu respuesta automática, es importante encontrar un equilibrio entre la información útil, la protección de datos personales, la Ciberseguridad y también la profesionalidad. Por tanto, es importanto valorar bien qué decir y qué no en este mensaje, y también cómo.

Además, si es posible, considera configurar dos respuestas diferentes: una más detallada para tus colegas y clientes de confianza, y otra más genérica para el resto de los remitentes.

Qué incluir (y qué no) en un mensaje 'fuera de la oficina'

Para un mensaje genérico es importante limitar la información personal, porque el mismo texto se devolverá como respuesta a cualquier mensaje entrante: tanto si es para alguien de confianza como si se trata de un actor malicioso.

En la medida de lo posible:

Evita incluir detalles personales como fechas exactas de tu ausencia, destino o actividades planificadas. No proporciones un número de contacto móvil. Simplemente informa que estarás ausente unos días.
No reveles información de tu empresa que pueda ser confidencial, como instrucciones para contactar a otros en tu lugar por proyectos específicos (“si me escribes por el proyecto X habla con…”).
Si mencionas un contacto alternativo, asegúrate de que esté al tanto de tu ausencia y de las tareas en curso. Además, verifica que sea una persona autorizada y útil para aquellos que te escriban durante tu ausencia. Por supuesto, confirma con anticipación con esa persona que la designarás como contacto alternativo.

Cómo configurar un mensaje de 'fuera de la oficina' efectivo y seguro

Al redactar un mensaje out-of-office en tu cuenta de correo corporativa el texto debe ser conciso. Como no sabes quién escribirá durante tu ausencia y cuál es el motivo, evita utilizar un lenguaje informal o creativo. Al menos en exceso. Ten en cuenta, además, que esa persona que te escribe probablemente no está de vacaciones.

Un mensaje "fuera de la oficina" seguro y profesional podría ser:

Hola,

Gracias por tu mensaje.

En estos momentos estoy fuera de la oficina, pero responderé tu email a mi regreso.

Un saludo,

No es necesario dar más información. Sin embargo, si consideras necesario incluir una referencia temporal para gestionar las expectativas del remitente, puedes añadir un marco temporal sin especificar, como por ejemplo:

…responderé tu email a partir de la segunda quincena de agosto.

No dar una fecha de regreso exacta, además de ser más seguro, te proporciona un margen de tiempo a tu regreso. De ese modo puedes revisar los mails recibidos durante tu ausencia con calma y evitas que a partir de un día concreto lleguen de nuevo los mismos correos ya recibidos.

Dedicar tiempo y atención a los mensajes acumulados durante tu ausencia siempre es una buena idea para no precipitarte a la hora de responder y para evitar errores como descargar un archivo adjunto malicioso o hacer clic en un enlace sospechoso.

🛠 Configurar OoO en Outlook

Si utilizas Microsoft Outlook, puedes personalizar tus mensajes Out of Office para contactos internos y externos.

Dependiendo de la versión puedes hacerlo de dos maneras: o bien creando una regla que diferencie entre contactos internos y externos, o bien directamente en la función 'Respuestas automáticas', configurando dos mensajes diferentes en las pestañas 'Dentro de mi organización' y 'Fuera de mi organización':

De este modo los compañeros de trabajo pueden tener más información o detalles de tu ausencia, mientras que cualquier otro remitente externo (que recordemos, puede ser cualquiera incluyendo un ciberdelincuente) únicamente recibirá el aviso de que estás ausente.