Microsoft 365 Copilot: Guía para proteger los datos empresariales

La protección de datos se ha convertido en una prioridad para las empresas, y la adopción de nuevas herramientas avanzadas como Microsoft 365 Copilot requiere entender y mitigar sus riesgos asociados. Conocer y aplicar estrategias de protección y políticas de seguridad es fundamental para que las empresas aprovechan los beneficios de Microsoft 365 Copilot, maximizando tanto su utilidad como su seguridad.

Lograrlo requiere implementar medidas de Ciberseguridad robustas y mantener actualizadas las normativas de cumplimiento. Además, la capacitación continua del personal sobre prácticas seguras y la adopción de tecnologías avanzadas correctamente implementadas, gestionadas y actualizadas son esenciales para minimizar vulnerabilidades y proteger la integridad de los datos empresariales.

Componentes de Microsoft 365 Copilot

Microsoft 365 Copilot es una herramienta diseñada para mejorar la eficiencia en el puesto de trabajo mediante el uso de modelos avanzados de IA, como vimos con mayor profundidad en Qué es Copilot Microsoft 365 y cómo te ayuda en tu trabajo.

Al estar integrado con las aplicaciones de Microsoft 365, Copilot es un potente asistente que utiliza lenguaje natural para transformar palabras en contenidos, análisis o acciones productivas.

Microsoft 365 Copilot tiene cuatro componentes clave diseñados para mejorar la productividad y colaboración en el entorno empresarial:

• Modelos de lenguaje (LLM): Estos sistemas de IA permiten a Copilot comprender y responder a las solicitudes de los usuarios.
• Datos del usuario (Microsoft Graph): Incluyen correos electrónicos, calendarios, chats y documentos a los que el usuario tiene acceso.
• Aplicaciones de Microsoft 365: Como Exchange, SharePoint, Teams y OneDrive, que sirven como fuentes de información para Copilot.
• Internet: Para complementar la información y proporcionar respuestas más completas.

📎 Microsoft Graph permite a Copilot acceder y analizar toda esa información del usuario (conforme a los permisos de acceso y a la clasificación de la información) para entender sus solicitudes y proporcionarle respuestas precisas y útiles, personalizadas y contextualmente relevantes.

Microsoft 365 Copilot mejora la productividad, pero requiere un enfoque integral de seguridad para proteger los datos y cumplir con las normativas.

Seguridad, cumplimiento y privacidad

Microsoft ha construido Copilot sobre un compromiso sólido de seguridad, protegiendo los datos y la información de los usuarios en todo momento. Las políticas de uso responsable de IA, junto con medidas de seguridad robustas, cumplen con los estándares de cumplimiento y privacidad.

Riesgos para la Información

La introducción de Copilot implica varios riesgos para la información que deben ser gestionados adecuadamente para evitar comprometer la integridad y confidencialidad de los datos, incluyendo:

• Sobreexposición de información, ya que facilita el acceso a una gran cantidad de datos de manera directa. Esto puede resultar en que datos sensibles sean expuestos sin la clasificación adecuada.
• Filtrado de información personal o sensible por la falta de clasificación adecuada y permisos incorrectos que pueden comprometer la confidencialidad e integridad de la documentación.
• Desinformación si el manejo inapropiado de datos resulta en respuestas inconsistentes o erróneas. La gestión de versiones y la clasificación de la información son fundamentales para evitar este tipo de problemas, conocidos como alucinaciones de IA.

⚠️ Los LLM pueden comprometer la privacidad al generar información coincidente con datos personales, incluso sin almacenar esa información completa. Además, pueden producir contenido incorrecto o malinterpretado sobre personas, afectando a su reputación y a la integridad de sus datos personales. Más información →

A través de políticas de protección y gobierno adecuadas es posible maximizar los beneficios de esta herramienta mientras se minimizan los riesgos asociados.

Estrategias de protección de datos en Microsoft 365 Copilot

Para mitigar los riesgos asociados con la adopción de Copilot es esencial implementar políticas de protección y gobierno de datos robustas. Aquí presentamos algunas estrategias clave:

• Protección del acceso: es fundamental gestionar los permisos para cumplir con el principio del mínimo acceso necesario. Esto ayuda a evitar la sobrecompartición y protege la información sensible.
• Protección de la información: es imprescindible conocer, identificar y etiquetar los datos según su sensibilidad. La aplicación de medidas de seguridad como la encriptación y la prevención de pérdida de datos (DLP) asegura que la información esté protegida.
• Gestión del ciclo de vida de los datos: procedimentar la creación y eliminación de silos de datos no útiles es esencial para mantener la seguridad y eficiencia en la gestión de datos. Además, auditar y monitorizar el uso de datos ayuda a detectar comportamientos inapropiados y tomar medidas correctivas.

Ciclo de vida de la protección de la información

La adopción de Copilot requiere una revisión exhaustiva de las configuraciones de seguridad y la implementación de medidas adecuadas para proteger los datos a lo largo de su ciclo de vida, incluyendo:

• Revisión de configuraciones: Evaluar los permisos predeterminados de colaboración y las políticas de administración de Teams y SharePoint para asegurar que no se expongan datos confidenciales.
• Clasificación y protección: Realizar actividades de aterrizaje que permitan construir el ciclo de vida de la información según el contexto de la organización. Establecer medidas de seguridad que permitan el acceso de Copilot únicamente a la información permitida y mitigar los riesgos de seguridad relacionados.
• Monitorización y respuesta: Determinar las herramientas y procesos necesarios para mantener un ciclo de vida adecuado a las necesidades de la organización y adaptarse a nuevas situaciones para responder a incidentes de manera eficaz.

La gestión proactiva de la seguridad y la clasificación adecuada de la información son esenciales para un entorno de trabajo seguro y eficiente.

Propuesta de Telefónica Tech para la protección del dato orientada a la adopción de Microsoft 365 Copilot

Cada cliente tiene necesidades específicas, y la propuesta de protección de datos debe adaptarse a esas necesidades. En Telefónica Tech nuestra propuesta de protección del dato para la adopción de Copilot incluye:

• Implicación total en el proyecto, de extremo a extremo, desde la identificación de necesidades hasta la ejecución de remediaciones.
• Equipo de expertos en Microsoft 365 y ciberseguridad, con experiencia en evaluaciones de seguridad para la introducción de Copilot.
• Adecuación a las necesidades de soporte y evolución de las infraestructuras y modelos sobre los que se ejecutan los casos de negocio de los clientes.

Conclusión

La adopción de Microsoft 365 Copilot presenta tanto oportunidades como desafíos en términos de protección de datos. A través de políticas de protección y gobierno adecuadas es posible maximizar los beneficios de esta herramienta mientras se minimizan los riesgos asociados.

La clave está en la gestión proactiva de las configuraciones de seguridad, la clasificación adecuada de la información, capacitación y formación de los empleados e implementación de medidas de protección robustas para asegurar un entorno de trabajo seguro y eficiente.