Optimiza tu tiempo: tips para ser más productivo

28 de septiembre de 2023

El tiempo es un recurso finito que debemos administrar con sabiduría, dedicándolo a actividades que realmente aporten valor a nuestra vida laboral y personal.

Con la vuelta de las vacaciones, es común recibir recordatorios sobre la importancia de gestionar eficazmente nuestro tiempo. Paradójicamente, esta urgencia por mejorar nuestra gestión del tiempo a menudo se convierte en un círculo vicioso, ya que parece que no tenemos tiempo suficiente para aprender a hacerlo de manera efectiva. Esto nos plantea un dilema interesante.

Incluso si hemos asistido a cursos de gestión del tiempo, a menudo olvidamos aplicar las recomendaciones una vez nos sumergimos nuevamente en la rutina diaria.

La gestión del tiempo es una inversión valiosa que nos ayuda a organizar nuestro trabajo y nuestra vida cotidiana de manera más efectiva. Nos permite priorizar tareas y actividades pendientes. Aquí te proponemos algunas tácticas sencillas para mantener el enfoque en lo verdaderamente importante:

Gestión de correo electrónico

Una de las herramientas más utilizadas en el entorno laboral es el correo electrónico, y su gestión eficiente puede ahorrarnos mucho tiempo. Por ejemplo, en Microsoft Outlook, existe una función de etiquetado que permite priorizar tareas o correos electrónicos con un simple clic: Inicio > Etiquetas > Categorizar.

Puedes crear una categoría llamada "pendientes" para marcar las tareas o correos que requieren acción. A medida que lees o recibes correos, los categorizas en función de su importancia. Luego, puedes realizar búsquedas basadas en esta categoría. Asignar nombres o colores a las categorías facilita su identificación.

Además, es útil crear una carpeta llamada "pendientes" donde archivar todos los correos que necesitas gestionar o en los que debes decidir acciones. Esto te permite revisarlos diariamente. Una vez completadas las acciones relacionadas con un hilo, puedes archivarlo en una carpeta definitiva.

Esto te ayudará a mantener una visión clara de tus tareas pendientes y a reducir la probabilidad de olvidar algo importante.

Reuniones, ¿son siempre necesarias?

Las reuniones son conocidas como "ladrones de tiempo" en el ámbito laboral. Durante la pandemia aprendimos a comunicarnos de nuevas maneras, pero algunas prácticas beneficiosas de las reuniones presenciales se han perdido.

Para aprovechar al máximo el tiempo en las reuniones, considera los siguientes consejos:

Convoca reuniones con una agenda: cada reunión debe tener objetivos claros y temas específicos a tratar. Los participantes deben recibir la agenda con anticipación para prepararse.
Invita solo a quienes son estrictamente necesarios: evita abrumar a las personas con reuniones innecesarias. Invita solo a quienes pueden contribuir significativamente al tema en cuestión.
Planifica reuniones breves y efectivas: una reunión bien planificada y enfocada no debería durar más de 30 minutos o, como máximo, una hora.
Usa las reuniones como puntos de control: las reuniones deben ser oportunidades para revisar el progreso y poner en común resultados. No deben ser sesiones de trabajo prolongadas.
Respeta la conciliación de horarios: evitar programar reuniones durante la hora del almuerzo (entre las 13:30 y las 15:00) o después de las 17:30 o 18:00, a menos que sea absolutamente necesario.

En lugar de convocar una reunión para discutir un tema, considera levantar el teléfono y llamar a la persona adecuada.

Durante la pandemia, hemos adoptado la costumbre de programar reuniones incluso para conversaciones simples. Comunicarse a través de diferentes canales, como mensajes instantáneos o correos electrónicos, antes de convocar una reunión, puede ser más eficiente.

Hora de mayor productividad

Nuestra productividad no es constante a lo largo del día. Generalmente, somos más productivos por la mañana, desde que nos despertamos hasta alrededor de las 13:00. Después del almuerzo, tendemos a experimentar un período de menor energía, por lo que es recomendable dedicar este tiempo a tareas más mecánicas o rutinarias.

Para optimizar tu productividad, organiza tu día de manera que las tareas más importantes, complejas o que requieran mayor concentración se realicen durante tus horas de mayor rendimiento.

Estos consejos prácticos te ayudarán a redirigir tu atención hacia lo urgente y lo importante, permitiéndote ser más productivo en tu vida laboral y personal.

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